Управленческий учет для бизнеса — как вести?

Что такой управленческий учет? Зачем он бизнесу?

Как раз сейчас на моем столе лежат три тома, посвященные Управленческому учету. Предисловие к первому тому начинается с фразы: «Активное применение управленческого учета на практике является несомненным залогом успеха любой компании, будь то небольшая организация на уровне города или громадная транснациональная корпорация».

Управленческий учет – это отправная точка для планирования и бюджетирования организации. Он показывает не только фактическую прибыль, но позволяет сделать краткосрочный и долгосрочный прогнозы, выстроить линии трендов в отрасли и определить эффективность менеджеров, клиентов, поставщиков, партнёров. Управленческий учет – это база, на основе которой принимаются решения об усилении или закрытии направлений и продуктов.

Простыми словами управленческий учет нужен бизнесу для того, чтобы своевременно понимать, как идут дела у организации, и принимать решения на основании данных, а не эмпирических размышлений.

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского?

Управленческий учет шире, чем бухгалтерский.

Цель бухгалтерского учета — в записи фактов хозяйственной деятельности для контроля над жизнью предприятия. Цель управленческого учета — оперативный анализ и планирование деятельности.

В бухгалтерском учете есть определённые правила, которые заложены государством, в то время как в управленческом учете правила заложены самой организацией с учетом ее особенностей. А значит управленческий учет отражает картину о состоянии компании наиболее удобным образом, показывая не только цифры, но и подсвечивая проблемные зоны.

Управленческий учет в ГК Clever bros. отражает такие показатели как баланс и PL, эффективность клиентской базы, поставщиков, сотрудников, и подразделений. Он включает в себя планы продаж и производства, управление дебиторской и кредиторской задолженностью. И это не просто показатели, это светофор успехов и ошибок, это база для принятия множества управленческих решений ежедневно и на разных уровнях.

Кто в компании должен вести управленческий учет?

У управленческого учета точно должен быть один ответственный, он должен четко понимать, что должен отразить УУ организации, в идеале если это кто-то из топ-менеджмента или руководитель компании. Но более важный вопрос, кто настроит систему учета и будет заносить данные. Исходя из моего опыта, информация должна браться из единой корпоративной системы, где будет обрабатываться по определённым формулам и правилам, и на одном экране отражать конкретные результаты в виде цифровых или графических показателей.

Как начать вести управленческий учет, что для этого сделать?

Все начинается с решения «Нам нужен управленческий учет», а дальше нужно начать считать. А для этого нужно сформировать правила расчета, подходящие именно вашему бизнесу, и своевременно их корректировать, доводя до максимальной точности. Можно начать вести расчеты в Excel, но, чтобы они отражали объективно картину, придется тратить ежедневно много времени. Поэтому лучше сразу подумать о современном специализированном софте. Я руководствуюсь простой логикой в этом вопросе, самое ценное – это время сотрудников, поэтому основные затраты времени должны тратиться на формирование правил учета, вся остальная информация должна подтягиваться автоматически из баз данных.

Какие программы или шаблоны (таблица в Экселе) помогут начать вести управленческий учет?

Бизнесу постоянно нужно принимать решения, какие продукты и направления развивать, от каких отказываться, кто и что работает в компании эффективно или нет. Без управленческого учета можно существовать до тех пор, пока затраты можно контролировать и распределять, грубо говоря, на пальцах или при помощи простой таблицы в Excel, в блокнотиках и тетрадях или опираясь на бухгалтерский учет. Но как только количество сотрудников превосходит 20 человек, а количество продуктов увеличивается от двух и более, уже нужны серьезные инструменты для учета.

Есть готовые решения, например, на базе Битрикс, но у нее есть два больших недостатка – высокая цена и кастомизированные процессы. Мы в ГК Clever bros. пошли по другому пути и создали собственную корпоративную систему CBA (Clever Bros. Assistant), которая включает в себя все необходимые нам элементы управленческого учета.

Разработчики нашей ERP Carabi утверждают, что каждая компания донастраивает управленческий учет под себя и определённые нюансы своего бизнеса. Универсальных, подходящих всем бизнесам программ немного и, как правило, их жесткие рамки подходят для участников отрасли, но не всегда отвечают всем задачам конкретного бизнеса. В таком случае приходится жертвовать либо высокой точностью и полезностью учета, либо большими затратами на доработки, но и это тоже управленческое решение.

Когда управленческий учет не помогает бизнесу? Какие есть подводные камни?

Когда система управленческого учета настроена некорректно или когда у учета ответственного, или ответственному лицу не хватает компетенций, тогда управленческий учет не просто не помогает бизнесу, но может и навредить.

Как узнать, что управленческий учет настроен неправильно? Внимательно следить за сигналами, исходящими от бизнеса. Здесь не может быть чудес, и если в компании появился кассовый разрыв или отток клиентов, партнеров, поставщиков, или в коллективе формируется нездоровая обстановка, или нехватка товара на складах, то и учет должен показывать критическое изменение показателей.

Сейчас бизнес переживает непростой период — мы не успели оправиться от кризиса после пандемии, как нас накрыла волна трудностей, связанных с политической и экономической ситуацией в мире. Как только мы столкнулись с кризисами, наш управленческий учет сразу стал показывать, что общая картина изменилась. В нашей системе учета: красная зона – показатели со знаком минус, желтая зона – нулевые показатели, зеленая зона – плюсовые показатели. «Пятьдесят оттенков красного» сигнализировали нам, где проблемы, и на основе этого мы принимали управленческие решения, чтобы сначала выйти в желтую зону, а затем уже в зеленую.

Управленческий учет – это очень сложная система, настройка и оптимизация которой в общей сложности у нас заняла более 5 лет. Напоминаю, мы строили систему с нуля. Столкнулись на пути с некомпетентностью консультантов, переоценили свои возможности, недооценили масштаб задачи и потратили в общей сложности несколько миллионов. Но это того стоило, так как когда процесс полностью заточен под особенности нашего бизнеса, то на выходе мы получаем более объективную картину и принимаем правильные решения своевременно.