От аренды принтеров всегда можно отказаться, а от закупки нет

Кейс от руководителя ГК Clever bros. Игоря Логинова

«В нашу компанию обратился представитель одного из государственных учреждений Санкт-Петербурга с целью навести порядок в организации печати. Как и во многих других подобных структурах у них не хватало системного подхода. Новое лицо, принимающее решение, сделал ставку на оптимизацию парка печатающей техники и затрат с помощью аутсорсинга печати.

На его запрос мы предложили наш флагманский продукт – CleverPrint*.

5 месяцев в учреждении методично исследовали объемы печати на трех выбранных объектах.

Так как время борьбы с коронавирусом точно нельзя отнести к стабильному периоду работы, показатели рознились от объекта к объекту. Стихийно возникали новые точки печати, куда, по идее, необходимо было бы докупить печатающую технику.

Приобретать технику без статистики по печати, это как играть в игру «угадай аппарат», где шансы 50 на 50. Можно опереться на предыдущий опыт, но только если есть возможность откорректировать выбор устройства в дальнейшем. Для таких пролонгированных решений удобно воспользоваться дополнительной опцией CleverPrint – принтеры и МФУ в аренду.

Что это дает?

Прежде всего, получив аппараты в аренду, у заказчика есть возможность проверить, на сколько процентов задействована техника. Далее можно снизить или увеличить мощности, получив другую технику у аутсорсера. Это и в наших интересах, и в интересах заказчика. Потому что в результате заказчик спокойно приходит к обоснованному выбору той техники, которая оптимально подходит и не несет необоснованных затрат.

Чего можно избежать?

Представьте, вы провели конкурс, была поставлена техника, а через месяц выяснилось, что мощности недостаточно. Принтеры печатают, но не справляются с нагрузкой, о бесперебойной печати речь совсем не идет… И что делать? Как обосновать, что техника не подходит? Куда девать эти принтеры и МФУ? Заново запрашивать средства на закупку? Где искать виноватых?

Когда речь идет о государственных средствах – это ответственность. И суммы часто исчисляются 5 и 6 нулями. Ошибка стоит дорого.

Или другой сюжет – мощности техники превышают запрашиваемые. Принтер, на котором цена копии при определенных объемах печати могла бы быть 1 рубль, используется не оптимально, и каждый отпечаток выходит заказчику 10 - 100 рублей. Сэкономили средства, оптимизировали затраты на печать? Не думаю.

Именно поэтому мы создали предложение CleverPrint, настраиваемое под любую организацию – бюджетную или коммерческую, с арендой принтеров или без. Потому что таких кейсов, когда надо было собрать статистику прежде, чем сделать выбор, у наших клиентов сотни. И с CleverPrint легко попробовать и узнать реальную цену печати, легко изменить параметры печати и снизить затраты. Предложение не требует инвестиций. Главное, не нужно спешить покупать то, что вам не надо».