Когда речь идет о сотнях тысяч рублей в месяц, то процесс печати должен быть управляемым

Интервью с руководителем ГК Clever bros. Игорем Логиновым о предложении по реинжинирингу процессов печати.

- Игорь Александрович, с первых заказов по реинжинирингу печати прошло уже три месяца, можно оценить первые результаты. Скажите, услуга востребована на рынке?

- Услуга настолько новая и не оформленная никем из наших коллег на рынке печати в предложение, что однозначно сказать пока сложно. Потребность у заказчиков есть, потому что любой бизнес-процесс при желании можно улучшить, процесс обеспечения печати в организации не является исключением. Но довести до идеального состояния можно то, что стабильно, а на рынке печати стабильность закончилась в 2005 году. Тогда принтеры и МФУ стали служить не более 5 лет, линейки печатающей техники меняться по несколько раз в год, а перемещения печатающей техники в парках заказчиков стали нормой.

Когда речь идет о сотнях тысяч рублей в месяц, то, безусловно, процесс печати должен быть контролируемым. Контроль строится на базе управления парком печатающих устройств, финансовыми потоками на его содержание и складскими запасами для поддержки. Нужно понимать, насколько эффективно все настроено, как часто бывает «стоп»-печать в организации.

- Возникает вопрос, сколько времени посвящать контролю, и кто должен этим заниматься?

Если мы имеем хотя бы одного человека в штате, то ежегодно он обходится организации примерно в 1 000 000 рублей, учитывая, что зарплата компетентного специалиста будет от 70 000 рублей в месяц, плюс налоги. Это достаточно большие расходы. Если процесс печати передан на аутсорсинг, то как правило затраты существенно ниже и потребности в глубокой аналитике не возникает. Хотя и здесь есть, что контролировать, например, провести аудит работы аутсорсера.

Если заказывать услугу по реинжинирингу печати у независимых экспертов раз в 3 года или раз в 5 лет, то это будет выгоднее, чем содержать сотрудника в штате, и может существенно снизить затраты на весь процесс печати.

Услуга по реинжинирингу обеспечит сокращение бюджета на печать, потому что даже небольшие изменения – перестановка аппаратов и замена неэффективной техники, определение лишних процессов печати – уже позволят сэкономить значительные средства.

- Кому подходит реинжиниринг печати?

- Услуга не будет востребована малым бизнесом: ему достаточно получить консультацию по своему парку техники из 2-5 устройств.

Средний бизнес может обратиться за реинжинирингом процессов печати, чтобы удостовериться, что он все делает правильно и не платит лишнего. Но это больше исключение, чем правило.

А вот для корпоративного сегмента услуга по реинжинирингу будет очень интересна. Так как парк техники у крупных организаций обычно исчисляется десятками, иногда тысячами единиц, а затраты исчисляются миллионами в год.

Простейший расчет: в год корпоративный бизнес тратит на печать 1 200 000 рублей, за 3 года – 3 600 000 рублей, за 5 лет – 6 000 000 рублей. Учитывая, что стоимость услуги по реинжинирингу такого парка составят 100 000 рублей, это менее 3% от расходов за три года, менее 2% – за пять лет. Из цифр очевидно, что это целесообразно.

- А когда корпоративному бизнесу нужна услуга по реинжинирингу процессов печати?

Реинжиниринг невозможен без активного участия заказчика. Как только появляется возможность и желание оптимизировать, нужно начинать, а лучше – еще вчера.

- Что заказчик должен ожидать от услуги, и как он должен подготовиться?

- В подобных изменениях, в первую очередь, заинтересован топ-менеджмент, это их фронт задач – поиск оптимальных решений для развития бизнеса.

Все начинается с решения, а для этого в компании должно быть лицо, которое будет обладать компетенциями и полномочиями, чтобы суметь внедрить результаты проведенного анализа. Без внедрения не будет реинжиниринга.

Должны быть четко сформулированы задачи и ожидания от процесса реинжиниринга. И если без компетенций сложно, но мы можем проконсультировать ответственное лицо, то готовность к изменениям – полностью зависит от заказчика.

По итогам анализа мы предоставим аналитический отчет и несколько вариантов решений, с помощью которых можно будет изменить процессы печати внутри. А вот как воспользоваться этими решениями, что внедрять, с помощью каких инструментов и в какой последовательности – это может сделать только сам заказчик.

- Организация решила воспользоваться услугой по реинжинирингу процессов печати. Какие могут возникнуть риски?

- Риск есть один, и он положительный. Заказчик потратит деньги «зря»: узнает, что и так все отлично работает, и ближайшие три года будете спать спокойно. У нас есть такой кейс, но это больше исключение из правил.

Удостовериться же в том, что все настроено правильно, можно только после проведения независимой экспертизы со стороны. Именно ее мы в ГК Clever bros. и предоставляем.

- Давайте остановимся подробнее на сложностях, которые могут возникнуть при внедрении результатов реинжиниринга печати.

- Все зависит от культуры печати, которая сложилась в компании. Наша задача как экспертов определить эту культуру и оценить, можно ли в нее внести изменения и до какой степени это возможно.

Например, я бы не пошел с предложением по реинжинирингу процессов печати в Автопарк №1 «Спецтранс». Я знаю заказчика и их культуру печати с 2002 года. Сотрудники работают в компании по 20-30 лет, и там вряд получится прийти к главному бухгалтеру и сказать, что этого принтера здесь не должно быть. Автопарк №1 «Спецтранс» не готов к таким переменам.

А вот такие компании, как Мегафон и МТС, они хоть и взрослые, и большие, но молодые – по своей культуре они не просто готовы к изменениям, они любят и продвигают их.

- Какой совет вы дадите руководству компаний, которые только первый раз услышали о реинжиниринге?

Изучите предложение, оцените свои затраты на печать. Чтобы посчитать, возьмите объем печати в организации и умножьте на 1 рубль или лучше проконсультируйтесь с нами, мы зададим правильные вопросы и посчитаем затраты более точно.

И если ваши расходы 100 000 рублей и более, то смело заказывайте услугу. Потому что малейшие положительные изменения будут и от перестановки печатающей техники по результатам аудита. Вы сможете окупить затраты на реинжиниринг печати в течение 3 месяцев.