Для кого выгодно покопийное обслуживание?

1 Октября 2019
- Для каких организаций будет интересно покопийное обслуживание?
- Сегодня прослеживается тенденция перехода крупных компаний на покопийные контракты. «Покопийка» - современное и финансово экономичное решение, которое выгодно тем, у кого большие объемы печати. У нас есть клиенты, которые пришли как через тендеры, так и те, с кем сотрудничаем по коммерческим контрактам. Сегодня мы обслуживаем государственные учреждения, крупные федеральные компании с развитой филиальной сетью, банки, ритейл. Контракт обычно заключается на 1-3 года. Пока никто после «пробного периода» не вернулся к предыдущей схеме, договоры пролонгируются.

- В чем особенность покопийных проектов?
- Есть два варианта работы – когда клиент печатает на собственной технике, и когда берет в аренду принтеры и МФУ у нас. Каждая организация находит свои плюсы в первом или втором варианте. Для госструктур характерно работать на своей технике. Но в любом варианте заказчик получает услугу «под ключ».
В покопийном обслуживании продукт – это качественный отпечаток листа. Пользователь просто печатает, и, в общем, не задумывается о нюансах. В стоимость копии включены обслуживание, профилактика, ремонт, поставка картриджей. Поэтому выгодно печатать много - цена копии снижается при увеличении числа отпечатков.

- С какими сложностями сталкиваются компании при переходе на покопийное обслуживание и какие советы можно дать тем, кто только планирует этот переход?
- Перед запуском покопийного проекта в компании всегда необходимо провести аудит печатающего оборудования. В дальнейшем с каждого аппарата ежемесячно снимаются показания счетчиков по отпечатанным копиям. На основе этих показаний формируется счет на оплату. Аудит важен в том числе с точки зрения оптимизация печати - возможность сократить парк техники, использовать технику эффективно.
Здесь есть важный момент – совершенно точно, что аудит должна проводить компания, которая в дальнейшем будет обслуживать вашу технику. Этому вопросу нужно уделить внимание. Причина простая – тот, кто не отвечает за результат, проведет аудит абы как, и проект просто не принесет ожидаемой экономии и комфорта.
Введение покопийного обслуживания в госсекторе пока что в принципе сложность. Это связано со устоявшейся системой, когда для обеспечения процесса печати закупается товар – принтеры, картриджи, а ремонтные работы заказчик зачастую пытается производить своими силами. Хотя услуга выгодная и удобная, чтобы переориентироваться на покопийные контракты государственным структурам необходимо приложить большие усилия при подготовке к тендерам на обслуживание печатающей техники.

Покопийный контракт — это, по сути, соглашение на оказание услуг с организацией печати под ключ?
- Да, покопийный контракт – это услуга. И отделам закупок для перехода на новый формат нужно будет прорабатывать новое ТЗ. И даже на этом этапе зачастую гос организации уже увидят очевидные плюсы. Дело в том, что многие структуры зависят от истории предыдущих закупок. То есть, например, когда-то давно не заострили внимание в ТЗ на важное условие – оригинальность расходных материалов. По тендеру получили некачественные совместимые расходники, сэкономив бюджет. Теперь же каждая новая заявка ограничивается ценой предшествующих контрактов. А на эту сумму оригинальные, например, картриджи не закупить, и даже качественные совместимые не закупить. И так из года в год происходит. Контракты, исполнители новые, а ситуация не меняется. Потому что, банально, ориентируясь на минимальную стоимость расходных материалов заказчик получает отвратительный товар, ужасное качество печати, постоянные инциденты с техникой, которая просто ломается от такой «расходки». Переход на покопийное обслуживание – отличный шанс изменить ситуацию.

- В стоимость покопийного обслуживания входит ремонт техники. Чем еще заказчику выгодны покопийные контракты?
- Действительно, заказчик не будет отвлекаться на каждый инцидент с оргтехникой. Есть ответственный исполнитель, все вопросы решает он. В любом современном офисе если принтер сломался — это проблема. А для гос организации ремонт техники – настоящая головная боль. На чем печатать? Закупить новый принтер – целая история, быстро не получится, бюрократия. Все подразделение парализовано. «Покопийка» в этом плане гарантирует, что в рамках уже имеющегося контракта проблема решится сама собой – исполнитель просто привезет подменный аппарат, а старый заберет в ремонт. Услуга, когда все включено, и организация платит за конечный продукт – отпечатанные копии, наиболее комфортна и выгодна именно госкомпаниям и компаниям с регламентированным бюджетом, поскольку у них нет возможности тратить дополнительные деньги сверх контракта.
Из плюсов также то, что высвобождается время сотрудников, снимается нагрузка на непрофильные задачи. Заключили контракт, отдали на аутсорсинг заботы по организации печати в офисе, сотрудники могут заниматься прямыми обязанностями. Не нужно закупать картриджи, подгадывать сроки поставки, привлекать к ремонту офисного сисадмина.

Поскольку техника переходит на обслуживание полностью на аутсорсинг, как проконтролировать исполнителя?
- Оценить результат. Исполнителю нужно, чтобы обслуживание техники занимало как можно меньше времени специалистов. Нет поломок – нет выездов. Как исключить инциденты с техникой? Настроить работу грамотно. Использовать качественные расходники и честно проводить профилактику техники заказчика исполнителю крайне выгодно.
Выбирая подрядчика на покопийный проект важно прежде всего обратить внимание на опыт и наличие специалистов. Например, наша компания 18 лет занимается печатающей техникой, у нас свой штат инженеров, собственная производственная площадка. Технику, запчасти и расходные материалы мы закупаем у проверенных поставщиков, сами являемся официальным дилером производителей. У нас налажена работа с регионами – широкая партнерская сеть. На этот момент стоит обратить внимание тем компаниям, у кого офисы по всей стране. Мы даем гарантию за работу партнеров. В общем то таков портрет компании, которой можно доверить вести покопийный проект.

- То есть основной критерий выбора исполнителя – опыт работы и качество?
- К сожалению, в госструктурах ключевым критерием при выборе исполнителя пока что остается цена. Но многие уже понимают, что это ошибка - при заключении контракта по обслуживанию техники нужно ориентироваться на качество и профессионализм. Это гарантирует быстрое реагирование на проблемы пользователей, оперативное решение проблем и экономию средств за счет того, что профессионалы не допустят ошибок, и не будут тратить ваши деньги впустую.
Аутсорсинг в печати, в том числе для госсектора, – современное и рациональное решение, которое существенно упрощает работу офиса. Переход от закупки товаров к услуге покопийного обслуживания, безусловно, постепенно займет свою нишу.