15 договоров за год: как одержать победу в конкурсе и не только…

О проекте с крупной нефтегазовой компанией в интервью с руководителем отдела по работе с конкурсными процедурами ГК Clever bros. Иолантой Васевой.

- Лана, расскажи подробнее о нашем участии в проекте со стороны Тендерного отдела.

Закупки для обсуждаемой нефтегазовой компании мы начали рассматривать в 2018 году, однако в то время было много отказов из-за сложностей с поиском партнеров в небольших городах удаленных регионов, где главным образом и располагаются точки компаний нефтегазовой отрасли. Там, где с исполнением условий ТЗ проблем не возникало, мы принимали участие, но не побеждали из-за отсутствия опыта работ с Заказчиком − данный фактор был критерием оценки заявки. Иногда проигрывали по цене.

Первая победа пришла к нам в марте 2021 года. Это был конкурс на Оказание услуг по сервисному обслуживанию и ремонту вычислительной техники, оргтехники и средств связи. Наша компания была признана единственным участником закупочной процедуры. Это стало отправной точкой для дальнейших побед. За годы участий мы приросли по всем фронтам: у нас расширился Партнерский отдел, мы научились правильно вычитывать их сложную закупочную документацию и оперативно и качественно собирать заявки, и теперь у нас имелся в наличии первый контракт с юр. лицом группы компаний, который позволял получить дополнительные баллы при оценке последующих заявок.

С весны 2021 года по настоящее время мы заключили 15 договоров. Преимущественно это закупки на выполнение работ и оказание услуг с использованием деталей, запасных частей и расходных материалов для оборудования.

- Что являлось самым главным для Заказчика при отборе претендентов?

Все процедуры по нашей тематике размещались в виде открытых конкурсов, что свидетельствовало о том, что при выборе Исполнителя для Заказчика имеет значение не только цена работ/услуг, но и квалификация претендентов. Оценивался персонал участников процедуры, привлекаемая техника и наличие сертификации системы менеджмента качества; опыт участников по аналогичным работам/услугам как в общем, так и с группой компаний; финансовое состояние, надежность и репутация. Бывают и уникальные требования в каждой процедуре, которые нужно уметь увидеть.

- В чем была уникальность и сложность конкурсов с данной нефтегазовой компанией?

У Заказчика достаточно нетривиальная закупочная документация. Большое количество архивов с файлами, объемная инструкция к подаче, нестандартные формы для заполнения, формулировки об одном и том же в разных документах можно интерпретировать по-разному. Но я не могу сказать, что это делает уникальным этот проект. Любые масштабные закупки сложны для изучения на начальных этапах, но с каждой последующей заявкой и заключением становится легче.

- В чем сила вашей работы?

Часто бывает так, что тендерные процедуры находятся в компании в ведении одной штатной единицы, и по большей части это люди, не обладающие специальными знаниями. У нас в компании тендерами занимается целый отдел профессионалов. Командная работа и высокий уровень мастерства позволяют справиться с проектом любой сложности.

- Помимо высоких компетенций вашего отдела, за счет чего еще удалось справиться со сложностями в данных проектах?

Планомерное погружение в Заказчика: внимательное изучение его документации, коммуникация с контактными лицами по разным контрактам сформировали понятную картину о клиенте, и со временем выработался четкий и последовательный алгоритм действий.

Сейчас подачи закупочных процедур и заключения стоят на потоке. Мы свободно ориентируемся в объемной документации, требования “Положения о закупках” клиента хорошо изучены, процесс подписания отлажен, и мы готовы к новым участиям и победам.

- Сколько человек задействовано в проекте? Зависит ли от масштаба проекта, как распределены роли в отделе?

Работа по всем проектам строится по единому принципу. К любому участию подключены все сотрудники моего отдела: аналитики занимаются оценкой целесообразности участия и подготовкой расчета, специалисты собирают и подают заявки на ЭТП, на мне лежит управление и контроль на всех этапах, а также процесс подписания и переговоры с заказчиком до момента заключения договора. Каждый из нас взаимодействует с ответственными менеджерами клиента, продакт-менеджерами, отделом закупок, отделом ремонта техники и т.д. – свой вклад в участие вносит практически вся команда Clever bros. После заключения договора мы передаем проект на исполнение ответственному менеджеру, и там подключаются службы исполнения, на нас остается функция контроля качества закрытия договора, возврат обеспечений, сбор опыта по контракту.

- Что для тебя является важным при решении трудных задач? Есть ли особенный алгоритм действий?

Трудные задачи – это всегда интересно. Конкретного алгоритма нет. Важно помнить, что любая задача решаема. Просто первые шаги требуют больших усилий, вовлеченности и сосредоточенности. Так можно сказать про любое начинание.

Нам помогает наш профессионализм и многолетний труд в области тендеров. И даже несмотря на то, что законодательство в последние годы претерпевает много изменений, мы всегда знаем, где посмотреть информацию и как ее применить. Найти нужную строчку в документации на тысяче листов за пару минут – тоже мастерство, приобретенное за годы работы в сфере закупок.

При решении трудных задач также важна коммуникация внутри отдела и организации, общение с Заказчиком.

Проговаривая с сотрудниками конкретные ситуации относительно спорных моментов, нарабатываются компетенции, и со временем вырабатываются шаблоны, по которым необходимо действовать, если возникают трудности.

Диалог с Заказчиком играет большую роль. Например, можно подписывать контракт на электронной торговой площадке, придерживаясь строго установленных сроков, и вообще не контактировать с клиентом. Но живой диалог или переписку я вижу гораздо более перспективным способом, поскольку таким образом можно получить больше информации о клиенте, сведений для дальнейших участий, подметить какие-либо нюансы для работы по контракту. Все это снижает вероятность ошибок и проблематичных ситуаций в будущем.

Также я вижу на нашем отделе особую ответственность – от момента выигрыша до момента заключения договора именно мы находимся в переговорах с контактными лицами Заказчика, а по первому общению складывается общее впечатление о нас, как о компании. Наша задача - заложить основы партнерских отношений, которые продолжит уже менеджер клиента.