Копия не «в копеечку»

19 Октября 2017

Обходим подводные камни аутсорсинга печати.

Аутсорсинг печати как способ избавиться от непрофильных задач и сократить расходы компании активно используют сегодня не только крупные компании. Малый и средний бизнес также внедряют эту практику на своих объектах.

Это выгодно, при условии правильной организации аутсорсинга и выбора надежного подрядчика. В противном случае клиент может существенно увеличить свои расходы и оказаться на коротком поводке аутсорсинговой компании.

Анализируем расходы

«Покопийка» сегодня – самый выгодный и прозрачный вариант аутсорсинга печати. Потому что нет ничего проще, чем оплачивать количество отпечатанных копий по фиксированной цене за страницу. В эту сумму входят регулярное ТО, ремонт, поставка и замена картриджей. Все необходимое, чтобы техника печатала качественно и без сбоев.

В то же время, нет ничего сложнее, чем адекватно рассчитать стоимость копии. Большинство игроков российского рынка аутсорсинга печати сегодня действуют абсолютно хаотично. Т.е. соглашаются с какими-то конкурсными ценами, и лишь в процессе реализации контракта начинают соотносить дебет с кредитом: вышли в плюс – значит заработали. Но чаще выходит наоборот. А это недооказанные услуги, низкое качество выполненных работ, либо регулярные попытки увеличить стоимость контракта в одностороннем порядке.

Чтобы объективно рассчитать цену копии достаточно сложить все затраты на ремонт и обслуживание техники и стоимость картриджей, а затем разделить эту сумму на количество отпечатанных за расчетный период страниц.

Но это просто лишь на первый взгляд. В большинстве компаний расходы на ремонт техники, покупку картриджей и непосредственно оргтехники размазаны по бюджетам различных департаментов или отдельных сотрудников.

Кроме того, на стоимость копии влияет не только объемы печати и модели техники, которые использует клиент. Если вместо оригинальных картриджей закупать восстановленные (не путать с заправкой или совместимыми расходными материалами) – цена печати будет еще ниже. Грамотная офисная логистика, выстроенная под потребности потребителя, также даст хорошую экономию бюджета компании.

В идеальном варианте, чтобы собрать все статистические данные воедино и вывести комфортную для клиента и подрядчика цену копии, можно заключить договор аутсорсинга по «классической схеме» (с оплатой оказанных услуг по факту), и лишь спустя 2-3 месяца переходить на «покопийку».

Важно, чтобы клиент четко понимал, из чего складывается расходная часть его бюджета на печать, сколько он платит и что за это получает.

Грамотное ТЗ

Одной из важнейших составляющих эффективного аутсорсинга печати – правильное и подробное техническое задание. Оно должно включать все требования, пожелания и капризы клиента.

Оптимально, если будут указаны: количество печатной техники, основной модельный ряд, объем печати в страницах, объекты обслуживания, их количество, территория расположения, на какие объекты и аппараты приходятся пиковые нагрузки, желаемый уровень сервиса, время реакции на заявку и по ремонту, виды расходных материалов и время доставки РМ, необходимость формирования подменного фонда, ремонт по вине производителя и многое другое.
Главное, найти золотую середину между потребностями и «хотелками». Потому что перенасыщение ТЗ может привести к увеличению цены, и порой, весьма ощутимому.

Контракт с пространством для маневра.

Практически все компании, специализирующиеся на аутсорсинге печати подробно прописывают в своем типовом договоре SLA (соглашение о качестве сервиса), биллинг, порядок проведения расчетов, организацию документооборота и условия предоставления сопутствующих услуг.

Выходу из контракта обычно уделяется гораздо меньше внимания. И это большая ошибка.

Стоит понимать, что на ранней стадии организация аутсорсинга печати у нового клиента – это инвестиционный проект для подрядчика. Необходимо провести ряд работ по обслуживанию, создать подменный фонд расходных материалов, а иногда и печатающей техники.

Как правило, подменный фонд остается собственностью подрядчика. Немало примеров, когда в случае аврального выхода из контракта аутсорсинговая компания одномоментно вывозила из офисов клиента все свои картриджи. Включая те, что были установлены в принтерах, парализуя таким образом всю работу, связанную с печатью и документооборотом.

Поэтому в договоре изначально следует прописывать не только стандартные условия по уведомлению второй стороны о выходе из контракта за 30 дней. Важно также четко оговорить, что будет с картриджами, если они являются собственностью обслуживающей организации, что делать с подменным фондом оргтехники, возвращать ли назад вывезенные ранее устройства и в каком виде?

Кроме того, весьма полезно будет согласовать в договоре последующее взаимодействие старого и нового подрядчика и порядок сверки данных биллинга.

Подобные пункты договора станут неплохой гарантией, что выход из контракта будет максимально цивилизованным и беспроблемным и для клиента, и для подрядчика.

Ловушки аутсорсинга печати

По желанию, клиент может заключить контракт по аутсорсингу с арендой техники подрядчика. Для стартапа - это идеальное решение, чтобы обойтись без крупных капиталовложений и зайти в бизнес лишь с оперативными расходами. Берешь технику в аренду, платишь какие-то небольшие деньги по «покопийке» (учитывая скромные на первых порах объемы печати) – и радуешься жизни.

Но для крупных федеральных компаний с разветвленной сетью филиалов и структурных подразделений, к примеру, ретейлов, такие контракты с арендой становятся настоящей западней. Потому что речь идет уже о десятках и даже сотнях единиц техники. Если завтра клиент решит сменить подрядчика, вероятность найти нового партнера, который сможет единовременно поставить на все объекты аналогичное количество печатающих устройств, объективно стремится к нолю.

Чтобы не оказаться в невыгодном перед поставщиком техники положении, стоит также на старте прописать в договоре порядок вывода арендованных устройств и возможность постепенного перехода к новому подрядчику.

Еще одна западня, в которую часто загоняют себя компании – заправка картриджей или закупка совместимых расходных материалов. Можно много спорить, на самом ли деле такое решение позволяет сократить расходы на печать и можно ли жертвовать качеством печати ради экономии бюджета? Но по факту, если компания решит вернуться к оригинальным или восстановленным картриджам, сделать это будет почти невозможно. Увеличивать расходы бюджета компании ради качества печати наш бизнес обычно оказывается не готов.

И наконец, не стоит пренебрегать рекомендациями аутсорсинговых компаний. По крайней мере, желательно согласовывать закупки новых моделей техники, не включенных ранее в контракт. Подобная самостоятельность может крайне негативно сказаться на цене копии.

Так в одном из крупных российских банков в ходе реализации проекта по аутсорсингу печати на покопийной основе централизованно решили закупить новые модели многофункциональных устройств известного вендора. Подрядчик был уведомлен об это уже по факту.

В итоге оказалось, что картриджи в новых моделях претерпели серьезные изменения: технологии восстановления под них еще не разработаны, нет совместимых расходных материалов. Необходимо закупать только оригинал. Кроме того, банк практиковал очень плотную печать документов (22% заполнение страницы, вместо рекомендованного производителями оргтехники 5%-ного). Это привело к тому, что цена копии с изначальных 80 копеек резко выросла до 14 рублей.

Бюджет компании оказался не готов к таким расходам. Исправить ситуацию удалось только реанимировав старые аппараты из резервного фонда банка.

Ну и наконец, не стоит забывать о человеческом факторе. Нередки случаи, когда сотрудники компании-клиента на «покопийке» воруют «бесплатные» картриджи. Или требуют от подрядчика, чтобы в рамках ТО инженеры аутсорсинговой компании отмывали принтеры от кофейных кругов и ликвидировали прочие следы вандализма пользователей. А все это ведет к увеличению цены сервиса.

Но если правильно организовать процесс, предусмотреть все «узкие места», грамотно составить договор и требовать его соблюдения – аутсорсинг печати действительно станет отличным инструментом, чтобы освободиться от ряда непрофильных задач, заняться решением более важных задач. С немалой экономией для бюджета компании.