ПО – главный помощник в планировании и оптимизации расходов на печать

9 Марта 2021
В нашей серии материалов «Как сократить расходы на печать» речь идет о том, что для начала нужно начать считать затраты, и ПО главный помощник в этом деле.
Мы поговорили с Еленой Матюниной о возможностях и видах ПО для печати, предложениях на рынке и российском софте от ГК Clever bros. - CleverPrint Key.

Матюнина.jpg

- Елена Владимировна, расскажите о возможностях программного обеспечения для печати в общем. В чем заключается помощь организациям и почему стоит выбрать специальное программное обеспечение?
- Начнем с того, что само понятие «программное обеспечение для печати» может включать в себя два совершенно разных продукта: ПО для управления печатью и ПО для мониторинга печатающей техники.

Первый сервис создан для построения политики печати компании, подразумевающей управление доступами, безопасность, монетизацию печати и другие подобные функции. В основу настройки такого ПО ложится та самая Политика печати компании, а само ПО обеспечивает выполнение этого документа, руководствоваться которым будут все имеющие доступ к печатающим устройствам сотрудники.

Второй сервис, программное обеспечение для мониторинга печатающей техники, используется для оптимизации парка принтеров и МФУ и учета постраничной нагрузки на эти аппараты.

ПО помогает в подборе оптимальных для нагрузки печатающих устройств, что напрямую влияет на затраты – весь функционал в комплексе позволяет сократить расходы на печать в организации.

- Много ли предложений ПО с функцией мониторинга представлено сейчас на рынке? На что нужно обратить внимание заказчику?
- На данный момент каждый вендор предлагает свой программный продукт. Собственное ПО есть у Kyocera, HP, Xerox, Ricoh и других производителей. В чем плюсы и минусы таких программ? Они идеально совместимы именно с устройствами этих вендоров, но с устройствами других производителей работают с погрешностями. Так как в России очень мало компаний, которые используют печатающую технику одного бренда, найти оптимальный вариант из предложений вендоров достаточно сложно. В большинстве случаев у заказчика будут возникать проблемы при выгрузке отчетов, даже при использовании Excel их придется дорабатывать вручную.

Если говорить о программах сторонних производителей, то такие решения на рынке есть и представлены они в основном западными компаниями. Вы можете найти в свободном доступе очень простые в использовании программы, скачать и установить их, но они позволят только считать копии. Платные же сервисы будут работать через покупку лицензии на какое-то количество устройств или пользователей. Например, программные решения PaperCut MF, SafeQ, MyQ.
У каждого из них свои преимущества и недостатки. К последним можно отнести цену и облачное хранение на сервисах поставщиков, что неприменимо для госорганизаций.

Среди отечественных продуктов единственным подходящим и обладающим функциями современных ПО по мониторингу печати является наша собственная разработка CleverPrint Key.

- Давайте остановимся более подробно на CleverPrint Key. Чем программа сможет помочь организациям в оптимизации печати?
- Основная функция CPKey – мониторинг печатающей техники. Программа предоставит информацию о количестве напечатанных страниц, о состоянии расходных материалов, о состоянии самой печатающей техники. Уже через пару месяцев использования программы благодаря выгрузке статистики будет возможно сделать первые выводы, которые позволят провести первую оптимизацию. За этот срок наберется достаточно информации за равные временные отрезки: где нагрузка на парк печатающей техники слишком высока или слишком мала, какие устройства следует поменять местами, а от каких аппаратов можно отказаться.
А когда ПО накопит статистику за несколько лет, то можно будет сравнить уже не месяца, а годы. Такие сведения будут служить существенным подспорьем для планирования бюджета.

ПО CleverPrint Key постоянно дорабатывается, и недавно мы добавили «Отчет по замене картриджей». Теперь в программе будет видно, какие картриджи и на каких устройствах использовались в течение года. Это поможет сделать прогноз, какое количество расходных материалов следует заложить в бюджет по закупкам на следующий год, учитывая ожидаемый рост или план продаж компании.

Уверена, что все организации заинтересованы в планировании своих расходов, но особенно это необходимо тем, кто выходит на конкурсы по закупкам. С ПО CPKey больше не нужно получать данные эмпирическим путем, а можно оттолкнуться от реальной статистики, которая собирается в программе и будет доступна в любой момент.

- Для каких организаций подходит ПО CleverPrint Key?
- Программное обеспечение подойдет для всех компаний, только будет решать разные задачи. Например, для организации, у которой несколько офисов и один человек, отвечающий за печать во всех точках, есть возможность удаленного мониторинга и контроля. На одном экране ответственный сотрудник сможет увидеть, где в ближайшее время нужно будет заменить картридж, какие аппараты требуют технического обслуживания. Все это позволит обеспечить проактивный сервис и бесперебойную печать в организации.

Для компании, которая работает по покопийному контракту, доступна быстрая выгрузка отчета о количестве копий. Можно получить отчет по дням и за определенный период, с начальными и конечными показаниями. Полученные данные помогут сравнивать их за разные периоды и пригодятся для взаиморасчётов с поставщиком.

Для некоторых компаний станет очевидно, что парк техники слишком раздут и нет необходимости в таком количестве аппаратов. Или они сделают вывод, что нужно поменять местами или добавить устройства, чтобы минимизировать чрезмерную нагрузку.

- А как можно познакомиться с программой СРКеу? У программы есть пробный период?
- Да, конечно, бесплатный пробный период пользования CPKey 2 месяца. При необходимости его возможно продлить по согласованию с заказчиком. Тестовый период позволит убедиться, что ПО CleverPrint Key очень простое и удобное для пользователя, несмотря на решение такого количества задач одновременно.
Для того, чтобы иметь представление обо всех контролируемых процессах, не надо вставать с рабочего места – на одном экране совмещены окна с краткой статистикой по всем контрольным точкам, касающимся бесперебойной печати.
Ну и в завершении еще раз повторюсь, что программа - живой развивающийся организм, и мы с при участии наших пользователей постоянно добавляем новый функционал и улучшаем старый.

Получить консультацию по установке CPKey можно здесь.