Оптимизация затрат на печать в 3 шага

22 Марта 2021

Вступление

Предлагая своим заказчикам сервис по обеспечению бесперебойной печати, мы поняли, что самым эффективным инструментом для внедрения оптимизации будет использование программного обеспечения. Изучив разные программные решения на рынке, мы столкнулись с тем, что ни один продукт не отвечает нашим требованиям.

Многие вендоры предлагают собственное ПО. Но оно идеально совместимо только с их аппаратами, а с устройствами других производителей работают с погрешностями.
Есть программы сторонних производителей, но такие решения на рынке представлены в основном западными компаниями, а они предлагают высокую цену за пользование и облачное хранение на серверах за границей. В большинстве случаев их предложения недоступны, так как пробиться к ним тяжело, им интересны только те, кто приносят им от миллиона и более.
Также мы хотели ни от кого не зависеть и не переживать за отключение в любой момент от облака нас или наших заказчиков.

В результате оценки всех «за» и «против», пришли к идее создать свое собственное ПО. Историю разработки ТЗ, хождения по граблям, поиска альтернатив оставим за кулисами.
Главное, что ПО CleverPrint Key разработано, протестировано и уже используется десятками фирм наших заказчиков и не только.

Теперь перейдем к оптимизации:

1 шаг. Установка ПО

шаг 1.png

Программное обеспечение для мониторинга печатающих устройств CleverPrint Key довольно простое в использовании, поэтому и устанавливается легко.
Как это работает? Вы получаете доступ к личному кабинету и регистрируетесь, а далее программа по заданным IP-адресам проводит опрос печатающих устройств и их регистрацию, и с этого момента начинается постоянный мониторинг устройств. Если каких-то из ваших устройств нет, то ПО сначала регистрирует их как неопознанные объекты, а после добавляет в общий список устройств.
CPKey – настраиваемый сервис, который постоянно расширяет список известной ему печатающей техники.

Важный момент – СРКеу видит только состояние печатающих устройств, но не видит образов документов, то есть утечка информации исключена.

ПО CleverPrint Key, это российская разработка. Работает на платформах Windows и Linux.

После того, как собралась статистика, ее можно проанализировать.

2 шаг. Анализ нагрузки на печатающие устройства

шаг 2.png

Есть алгоритмы анализа, которые показывают:
• нагрузку в пределах рекомендованной,
• перенагрузку на устройства,
• недозагрузку устройств.

На этом этапе у организации появляется информация, какие устройства можно без потерь для бизнеса вывести из оборота.
Каждый аппарат в компании потребляет ее ресурсы, соответственно, оптимизация начнется с сокращения этих затрат.
Но выводить нужно только неэффективные устройства. ПО CPKey показывает на какие устройства нет нагрузки, а человек принимает решение, возможно ли отказаться от использования этого аппарата. Потому что главная цель – минимизировать парк, но не нанести ущерб эффективным бизнес-процессам фирмы.

3 шаг. Регулярность комплекса мер по оптимизации

шаг 3.png

Анализ нагрузки необходимо повторить через 3 месяца, через полгода и затем раз в год за месяц до подготовки бюджета.

Процесс оптимизации – не единоразовая акция. Он должен вестись на постоянной основе. Конечно, он требует использования человеческих ресурсов, но гарантирует результат.
Итак, через три месяца вы увидите первые результаты после первоначальных изменений. Через полгода проведете необходимую шлифовку процесса. А дальше ежегодно будете осуществлять анализ мониторинга в рамках цикличности всех бизнес-процессов компании. Именно это действие поможет вам планировать свои расходы.

С ПО CPKey больше не нужно полагаться на данные, полученные эмпирическим путем, или собирать данные вручную, теперь можно оттолкнуться от реальной статистики, которая собирается в программе и будет доступна в любой момент почти даром.

Цена - важный момент, на котором стоит остановиться.

Посчитаем выгоду

22.jpg
Стоимость использования самого ПО CleverPrint Key чрезвычайно мала по сравнению с эффектом, который можно получить. Из нашей практики: даже незначительная оптимизация устройств печати позволяет снизить затраты на 30%.

Объясним в цифрах. Если у вас 100 устройств, то вы будете платить 18 000 руб. в год за использование ПО CPKey. Средняя цена копий начинается от рубля. Если вы печатаете минимальное количество – 1 000 копий в месяц на одном устройстве, то получаем затраты в месяц 100 000 руб. или 1 200 000 руб. в год.
18 000 руб. по сравнению с 1 200 000 руб., это на уровне шумов. А вот экономия в 30% составит 360 000 руб., что равно 20 годам использования программы.
Но помимо цены у СРКеу есть ряд таких преимуществ, как склад расходных материалов, мониторинг состояния устройств и возможность создавать заявки на ТО, ремонт и поставку расходных материалов в автоматическом режиме.

Протестировать ПО CleverPrintKey можно бесплатно! Оставьте заявку сейчас и получите доступ ко всем функциям CPKey на 2 месяца.