«Когда ты знаешь, как посчитать расходы, ты можешь управлять ими»

Большое количество книг и статей написано об японской концепции управления предприятием «бережливое производство». Это давно уже не просто идея или метод, а целая производственная философия, которая отвечает на вопрос, как делать лучше, а тратить меньше.

Сегодня бережливое производство нельзя представить в отрыве от бережливого офиса. Бизнес ищет возможности построения работы так, чтобы обеспечить высокую эффективность при минимальных издержках.

Руководитель ГК Clever bros. Игорь Логинов разделяет японский подход к улучшению бизнес-процессов и делится своими идеями и лайфхаками.

- Что лежит в основе создания бережливого офиса? Можем ли мы воспользоваться практикой Японии?

В основе бережливого офиса, как части бережливого производства, лежит наше умение посчитать. В любом бизнесе, прежде чем запустить процесс или изменить масштаб процесса, нужно посчитать затраты и оценить эффект –занятие непростое, и не всегда известны все данные.

Я знаю, как посчитать практически все. Например, насколько эффективны стулья в моем кабинете. И вы удивитесь, но стулья, которые были куплены более 10 лет назад, до сих пор работают на компанию. Сотрудники, партнеры, заказчики провели на них уже более 1000 часов, и при этом стулья не утратили свой внешний вид и выглядят сейчас лучше, чем те, которые были куплены в 3 раза дороже по веянию моды и отправились через какое-то время на свалку.

- Пару лет назад стремительно ворвался тренд работать удаленно, насколько принципы бережливого офиса актуальны сейчас?

Мы живем в интересный период. 2020 год отправил нас на удаленку, многие сотрудники и руководители тогда захлопали в ладоши с комментариями «как же чудесно». Но прошло 3 года, и эти же люди счастливы вернуться в офис.

Поэтому офисная работа сегодня — это гибрид удаленной работы и работы в офисе компании. Но я предполагаю, что большинство компаний вернутся обратно в офис если не на 100%, то на 90% точно. А значит им нужно будет снова платить аренду, создавать новые рабочие места, обеспечивать их печатающей техникой. Самое время подумать о бережливом офисе.

- Расскажите, как бережливый офис связан с печатью?

Сегодня представить офис без печати, а точнее без привычных принтеров и МФУ, невозможно. Печатающие устройства нужны в компаниях также, как и компьютеры, столы и стулья. Поэтому следовать принципам бережливого офиса без учета организации печати не получится.

- Существуют ли стандарты по организации бережливой печати?

При подборе и эксплуатации аппаратов можно пойти разными путями. Стандартов на сегодняшний день не существует, но есть определённые правила, которым обычно следует бизнес.

Когда нам нужен принтер, мы исходим из бюджета – кто-то смотрит только на стоимость самого аппарата, кто-то идет дальше и считает, сколько будет стоить пользование устройством и сам отпечатанный лист. Так вот с точки зрения логики бережливого офиса самым главным фактором является цена пользования аппаратом.

- Как посчитать эту цену?

Мы можем посчитать цену владения и цену копии. Мы берем все расходы на печать: например, нам известны затраты по бухгалтерии (покупка картриджей, амортизация техники, покупка ЗИП, оплата ТО и ремонтов) + примерно считаем затраты на персонал, обеспечивающий печать (у малого и среднего бизнеса иногда основная часть затрат в печати) + можем добавить издержки на работу устройств: склад материалов, аренду помещений (если техника печатает много, то это может быть значительной затратой) –это и есть цена владения парком техники.

Далее смотрим, сколько в этот период было куплено или использовано бумаги. Делим одно на другое, и получаем затраты на 1 копию по всем устройствам. Если можно затраты разделить на конкретные устройства, то можно посчитать цену копии на каждом устройстве, а она часто отличается кратно, например разница в цене копии может быть от 50 копеек до десятков рублей за один отпечаток.

- Всем организациям стоит задуматься о бережливой печати?

Честно скажу, нет. Если у вас только 3 рабочих места и один принтер на офис, вы потратите больше времени на то, чтобы просто посчитать цену копии и цену владения аппаратом.

Но в остальных случаях, когда печатающих устройств и рабочих мест много, статья затрат на печать является существенной.

Организовывая бизнес или увеличивая масштабы, мы серьёзно подходим к затратам на связь, аренду, основные средства, но как будто не замечаем повседневных затрат на печать.

- Итак, экономия компаний за счет удаленной работы сотрудников заканчивается, затраты на пользование офисом начинают расти обратно. Можно ли сократить расходы на печать, чтобы компенсировать затраты в целом?

Во-первых, мы можем сэкономить на самой печати, правильно подобрав аппараты. Речь идет не о том, что само печатающее устройство будет стоить дешевле, а о том, что цена владения им будет меньше. Потому что, когда мы считаем цену владения, мы опираемся не столько на цену аппарата, сколько на цену содержания этого устройства, покупку и восстановление картриджей, услуг по ТО, ремонту техники и другие параметры.

Во-вторых, мы можем уменьшить объемы печати. Для этого внедряем ЭДО (электронный документооборот) и просвещаем сотрудников, сколько стоит один отпечатанный лист – монохромная копия – это обычно 1-3 рубля, в цвете это уже 5-10 рублей и выше.

Как вы видите, мы снова вернулись к цифрам. Это основа бережливого офиса – когда знаешь, как посчитать, ты можешь этим управлять. Переведу на печать – когда знаешь, как посчитать цену копии, ты можешь управлять затратами на печать.