Как сократить расходы на печать?

17 Февраля 2021
За 20 лет мы кое-что узнали о печати документов в офисе.
Если вы не замечаете затраты на печать, то можно и не считать. Если цена копии стоит 10 рублей, всего вы печатаете 10 страниц, и ваш бюджет исчисляется миллионами, то разница в 100 или 500 рублей незначительна. Но если вы печатаете сотни, тысячи и может даже миллионы страниц, то считать стоит.

1.png

1 шаг. Как правильно определить расходы на печать и принять решение, считать их или нет

Все, кто так или иначе соприкасается с печатью и расходами на нее, знают, какие из них очевидные. Они точно посчитают затраты на картриджи и покупку нового оборудования, но реже будут учитывать расходы на техническое обслуживание, ремонт печатающих устройств, покупку запасных частей. Однако и это еще не все траты, которые нужно включить в список.

Чтобы увидеть реальную картину, нужно не забыть о следующих статьях расходов:
  • Электроэнергия, а именно сколько потребляет принтер при печати и в покое. В сутки – это обычно копейки, но за годы – сотни и даже тысячи рублей (тарифы на электроэнергию для организаций выше обычных).
  • Печать в личных целях сотрудников. Когда в штате пара человек, этим можно пренебречь, но когда сотрудников больше ста или тысячи, то несанкционированная печать влечет за собой расходы за тысячи страниц ежемесячно.
  • Цветная печать без необходимости. Одна цветная копия стоит в 10 раз дороже, чем монохромная. Это нужно учитывать.
  • Ошибочная печать. Например, сотрудник два раза отправил на печать один и тот же документ.
  • Неэффективное использование ресурсов ИТ-отдела. Когда сотрудник просит прийти скорее, так как у него ничего не работает…
  • Потери от простоя. Техника оплачена, установлена, обслуживается, но на ней не печатают, так как нет необходимости.
  • Не оказалось вовремя нужных картриджей на замену. Важнейший договор не распечатан в срок.
  • Содержание складских помещений. Иногда сотни и тысячи картриджей лежат годами, их инвентаризируют, перевозят, перекладывают, теряют.
  • Оплата труда сотрудников, организующих поддержку печати внутри организации. В статью расходов пойдет их зарплата, налоги, обслуживание рабочих мест.
Таким образом, если учитывать все расходы, то общая сумма может заметно отличаться от той, которая лежит на поверхности в виде затрат на картриджи и принтеры.

Но основная проблема заключается не только в том, что считать, но и как считать, кто должен считать, с какой периодичностью.
Поэтому в первую очередь вам стоит ответить на вопрос «А вы хотите реально посчитать все расходы на печать?»

Если вы ответили «НЕТ», то этот материал не для вас. Но помните, что в таком случае вы всегда будете платить за каждую копию дорого.
Если вы ответили «ДА», то переходим к следующему пункту.

2 шаг. Посчитать все расходы

Быстро и четко посчитать реальные затраты на печать можно с помощью программного обеспечения. Именно ПО поможет вам получить всю необходимую информацию по расходам в режиме онлайн. Программа сэкономит время ваших сотрудников на подсчет вручную и покажет реальную картину, опираясь на цифры и статистику. Конечно, у ПО еще много плюсов при использовании, таких, как помощь в оптимизации парка печатающей техники, сокращение затрат на расходные материалы, предупреждение поломок и простоев техники.
Но об этом мы лучше поговорим отдельно.

Затраты возможно посчитать самостоятельно, опираясь на данные из первого пункта. Но на это нужно потратить время сотрудников, а значит деньги компании. Определите, что для вас выгоднее.
Помните, что косвенные затраты посчитать – это как диплом написать.

3 шаг. Оптимизировать затраты на печать

Когда все расходы на печать учтены, возникает вопрос «как оптимизировать эти затраты». Одним из эффективных способов оптимизации расходов на печать и бумажную работу является аутсорсинг печати. Эта услуга представляет собой комплексное обслуживание печатающей техники, при котором клиент оплачивает только напечатанную копию/страницу. Именно этот подход позволяет задействовать уникальные компетенции поставщика печатных услуг, получать качественный вовремя отпечатанный документ и забыть о всех заботах о принтерах и картриджах. Оптимизация и сокращение расходов будут достигнуты благодаря оптимизации печатающего парка техники, выбору экономичных расходных материалов, приобретению техники в аренду или в лизинг и, наконец, высвобождению ресурсов ИТ-отдела и переключение его на задачи более «интеллектуальные», чем замена картриджа в принтере.

Раньше считалось, что аутсорсинг печати больше подходит для крупных предприятий и организаций. Но сейчас на рынке есть услуги для малого и среднего бизнеса.

Реально сократить расходы можно: 1 - либо уменьшив объемы печати; 2 - либо уменьшив цену копии. Первый пункт понятен, но не всегда подходит бизнесу. А вот чтобы повлиять на второй пункт нужна комбинация рычагов, которую легче определит только профессионал, ранее решавший подобные задачи.

Если подойти к вопросу оптимизации самостоятельно, то в первую очередь нужно определить основные статьи затрат, уменьшив которые вы сможете сэкономить, но не потерять в качестве. Начать стоит с подбора печатающей техники и расходных материалов, выбора компании по техническому обслуживанию и ремонту, своевременного учета очевидных и скрытых издержек.

Здесь мы можем дать несколько советов:


№1. Подобрать печатающую технику лучше с помощью профессионалов

На сегодняшний день на рынке представлено десятки брендов и тысячи устройств. Цена аппарата на Яндекс.Маркете начинается от 2071 руб. и превышает пару миллионов. Но какой подойдет вам? Именно под ваши запросы специалист сможет подобрать печатающую технику, учитывая не только цену устройства, но и обслуживание, расходные материалы, цену копию и пользования.

№2. Выгоднее использовать в работе восстановленные картриджи

Восстановленные картриджи — это оригинальные картриджи, прошедшие комплекс мер по восстановлению первоначальных функций, замене изношенных элементов и заправке тонером. Они обеспечивают качество печати, приближенное к оригинальным картриджам, при этом дешевле оригинала в 2-3 раза. Вы сможете сократить свои затраты на 30-40%.

Почему не совместимые картриджи?
Они значительно отличаются от оригинала по многим показателям, самым главный из которых - непредсказуемость работы. Совместимый картридж – это кот в мешке. И это влечет за собой скорее «мнимую» экономию.

№3. Ответственный подход к печати в офисе никто не отменял. Несколько простых приемов как начать экономить уже сейчас:

  • Внимательно следить, какие документы и на какие принтеры вы отправляете. Например, черно-белый документ не отправлять на цветной принтер.
  • Чаще пользоваться электронной почтой для передачи документов.
  • Рассмотреть возможность подключения электронного документооборота (ЭДО), который поможет сократить количество распечатанных документов и сэкономит также ваши затраты на бумагу.
  • Следить за состоянием принтеров и МФУ, соблюдать инструкции по эксплуатации устройств. Проводить регулярное ТО, чтобы избежать инцидентных ремонтных работ.
  • Не пользоваться черновиками, если аппарат не поддерживает двухстороннюю печать.
  • Следить за тем, чтобы картридж отпечатывал весь свой заявленный ресурс.