Возможна ли покопийная печать в госзакупках?

12 Мая 2020

В покопийном обслуживании продуктом является качественный отпечаток листа. Пользователь печатает, а ответственные лица у заказчика не задумываются о нюансах. В стоимость копии включены обслуживание, профилактика, ремонт оргтехники, поставка картриджей. Т.е. заказчик минимизирует затраты времени и риски при проведении отдельных тендеров на поставку расходных материалов, тендера на ТО и ремонт техники. В итоге он платит только за отпечатанные копии: сколько напечатал в месяц, за такое количество и заплатил. Если есть цель снизить затраты, достаточно меньше печатать.

В настоящее время данная услуга востребована коммерческими структурами и пользуется заслуженной популярностью.

Опыт коммерсантов, которые привыкли считать каждую копейку, уже сейчас может быть применен в государственных масштабах.

Как госучреждению перейти на покопийное обслуживание?

1. Существует два варианта работы – когда клиент печатает на собственной технике и когда берет в аренду принтеры и МФУ. Для госструктур наиболее подойдет работа на своей технике.

2. Также стоит разделить покопийное обслуживание по тем расходным материалам, которые необходимо использовать при исполнении контракта (это вид картриджей – оригинальные, восстановленные или совместимые). Каждая организация находит свои плюсы при использовании тех или иных расходных материалов.   Оптимальным вариантом, на наш взгляд, является использование восстановленных картриджей. Недопустимым считается печать на совместимых картриджах, так как данные расходные материалы не предсказуемы не по ресурсу, не по качеству, а значит, и бесперебойную качественную печать гарантировать невозможно. 

3. Перед запуском покопийного проекта необходимо провести аудит печатающего оборудования, внутренний или внешний. Для этого с каждого аппарата ежемесячно снимаются показания счетчиков по отпечатанным копиям. На основе этих показаний формируется среднее количество отпечатков (цветных и черно-белых), в дальнейшем эти данные используются для обоснования НМЦК Контракта/Договора и составления остальной закупочной документации.  Аудит важен в том числе с точки зрения оптимизация печати — возможность сократить парк техники, использовать технику более эффективно. Самый оптимальный способ для провести аудит объемов печати и состояния парка техники, это использовать программное обеспечение. Наши клиенты используют ПО СleverРrint Кеу, оно может быть предоставлено бесплатно на время аудита. 

Чем госзаказчику выгодны покопийные контракты?

Выгоды

Надо будет напрячься

Гарантия бесперебойной печати

Первоначальный аудит техники и написание задания на проведение конкурса.

Ремонт оргтехники входит в стоимость копии:

Заказчик не будет отвлекаться на каждый инцидент с оргтехникой. В любом современном офисе, если принтер сломался — это проблема. А для госорганизации ремонт техники — настоящая головная боль. Закупить новый принтер — целая история, быстро не получится, бюрократия. Все подразделение парализовано. «Покопийка» в этом плане гарантирует, что в рамках уже имеющегося контракта проблема решится сама собой — исполнитель просто привезет подменный аппарат, а старый заберет в ремонт.

Регламентированный бюджет:

Услуга наиболее комфортна и выгодна именно госкомпаниям и компаниям с регламентированным бюджетом, поскольку у них нет возможности тратить дополнительные деньги сверх контракта.

Освобождение времени ИТ-специалистов и отдела закупок:

Снимается нагрузка на непрофильные задачи. Не нужно закупать картриджи, подгадывать сроки поставки, привлекать к ремонту офисного системного админа.

   

Как правильно выбрать исполнителя?

В госструктурах ключевым критерием при выборе исполнителя пока что остается цена. Но многие уже понимают, что это ошибка — при заключении контракта по обслуживанию техники нужно ориентироваться на качество и профессионализм. Включить в ТЗ такие критерии, как скорость реагирования, наличие опыта, гарантию качества отпечатка, наличие специализированного ПО и системы поддержки пользователей. Это гарантирует быстрое реагирование на проблемы пользователей, оперативное решение этих проблем и экономию средств за счет того, что профессионалы не допустят ошибок и не будут тратить ваши деньги впустую. В принципе, должна быть построена система проактивного сервиса, когда проблемы не устраняют, а не допускают – предвидят. Тогда это будет экономически выгодно и заказчику, и исполнителю, так как всем известно, что устранение аварии обходится дороже ее профилактики.

Выводы:

Аутсорсинг печати на покопийной основе – современное и рациональное решение, которое существенно упрощает работу офиса госзаказчика. Покопийная печать позволяет забыть про некачественную печать, ремонт техники, обеспечивает бесперебойную печать по оптимальной цене. При одном условии - cервис должен оказывать квалифицированный поставщик.

Заказать услугу и проконсультироваться можно здесь