ЭДО: почему это удобно и выгодно

12 мая 2022

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями.

Так ли это удобно, быстро и выгодно узнаем из комментариев руководителя ГК Clever bros. Игоря Логинова:

«Первый раз об электронном документообороте я услышал 15 лет назад. На одном из семинаров мы с коллегами стали обсуждать, как использование ЭДО отразится на нашем бизнесе. В своей дипломной работе я выделил электронный документооборот как один из ключевых рисков для услуги восстановления картриджей. Я понимал, с развитием ЭДО, печатать будут меньше, а значит, и обращаться к нам будут меньше. Шли годы, об ЭДО много говорили, но печатали все больше. Технология была не до конца отработана, пользователи саботировали внедрение, не спешили расставаться со своей рутиной, менять процессы. Но вода точит камень не силой, а постоянством воздействия. Постепенно ЭДО стал распространяться среди крупного корпоративного бизнеса и госорганизаций, менеджмент продавливал как мог эту перспективную инновацию.

Как приверженец разумного потребления, я считаю, что направление должно развиваться активнее.

Мы с нашим главным бухгалтером делали множество подходов к расширению бухгалтерского ЭДО, настоятельно убеждали своих менеджеров влиять на контактных лиц. И почти каждый раз отправляя приглашение, мы не видели спешки от наших заказчиков и поставщиков. Но почему?

Электронный документооборот – это удобно по ряду причин.

  • Во-первых, это быстрый обмен документами. И не важно, у вас филиал в Воронеже или партнеры в Сибири.

  • Во-вторых, это экономия средств. Сколько стоит отправленный логистикой документ? Один отпечаток – 1 рубль, а вот доставка – минимум 200 рублей, а иногда и больше тысячи.

  • В-третьих, ЭДО уменьшает количество неправильно оформленных документов. Сотрудники внимательнее относятся к документам.

  • В-четвертых, это бережное отношение ко времени сотрудников и их нервам.

  • В-пятых, это экологично. Представьте сколько автомобилей по всей России доставляют в эту минуту документы?

  • В-шестых, это решение проблемы хранения и утилизации документов. У нас архивы занимают несколько десятков метров площадей в офисах. Зачем в наш современный век цифровой информации платить за аренду и занимать лишнее пространство? А это еще бумажная пыль, аллергия, урон здоровью всех сотрудников офиса.

Безусловно есть риски, что документы в электронном виде могут быть утеряны. Но и в бумажном существуют такие же риски.

В ГК Clever bros. за последние 3 месяца мы увеличили количество клиентов, которые перешли на ЭДО, более чем в три раза. По нашей стратегии мы должны либо перевести на ЭДО 50% контрагентов до конца года, или подключить всех контрагентов, которые пользуются электронным документооборотом».

Несколько шагов для подключения к ЭДО. Советы Игоря Логинова:

Нужно выбрать платформу, желательно не одну для удобства в будущем, это временные затраты на старте. Нужно отнестись к ним, как к инвестиции.

Необходимо назначить ответственных лиц и наделить их полномочиями, а ответственным изучить платформы и разработать процесс внедрения.

Построить систему мотивации, как для своих сотрудников, так и для контрагентов (да их тоже нужно мотивировать).

Засучить рукава и сделать это.

Оценить результат и не останавливаться на достигнутом. По моей оценке, одна минута, затраченная на внедрение ЭДО, сэкономит несколько часов сотрудников. А это много для любой организации.

Главный бухгалтер ГК Clever bros. Селиванова Наталья обращает особое внимание на риски бизнеса, который не использует ЭДО:

«Отсутствие документов, кроме бухгалтерских и налоговых рисков, несет самые обыкновенные денежные риски.

Документы – это прежде всего деньги компании.

Любая потеря документа чревата потерей денежных средств или переплатой контрагентам. Также существуют налоговые риски и риски НДС. Были случаи в моей практике, когда клиенты отказывались от договоренности с менеджером и мы, не имея на руках подписанных клиентом документов, ничего потребовать от заказчика не могли.

ЭДО упрощает работу всем, прежде всего менеджерам, с которых мы требуем собирать документы по всей стране. ЭДО избавляет от лишних рисков. Доставка документов осуществляется быстро и четко».

О том, из чего состоит процесс подключения к ЭДО, в комментарии бухгалтера Светланы Звонцовой:

«В ГК Clever bros. процесс подключения состоит из нескольких этапов: сначала менеджер делает заявку на подключение нужного ему контрагента и по возможности уточняет с каким оператором тот работает, далее я обрабатываю заявку, проверяю в какой системе работает клиент и отправляю ему приглашение, которое клиент обязательно должен принять. Мы занимаемся документооборотом через систему СБИС и Диадок, но у контрагентов могут быть и другие системы учета, со всеми операторами клиентов мы можем обмениваться документами.

ЭДО экономит бумагу и затраты на логистику, это быстрый способ получить документы в оригинальном виде с эл. подписью.  Наши контрагенты могут получать нужные им документы уже через минуту после отправки и утверждать их».