Экономия, минимизация, оптимизация: в чем отличие?

5 Октября 2020
Руководитель ГК Clever bros. Игорь Логинов на примере обычного потребления и офисной печати объясняет, почему сокращение затрат бывает разным.

Экономия – это быстрое сокращение затрат. Например, вы уменьшаете подогрев пола с 35 до 25 градусов или не включаете лишний раз свет, а может используете не два бумажных полотенца в туалете, а одно. Экономия – это реальное сокращение потребления. В первую очередь она нужна, когда затраты превосходят доходы.

Если мы говорим о минимизации затрат, то речь идет о том, что вы переходите с обычных лампочек на энергосберегающие. Это происходит по мере перегорания первых. При этом гарантированный срок эксплуатации лампочки существенно экономит разницу в покупке.

И наконец, оптимизация ресурсов и затрат. Свет включают датчики движения. Где есть потребность в постоянном освещении работают энергосберегающие лампы, где он не нужен яркий – лампы с оптимальной мощностью. Или теплый пол работает только тогда, когда в доме находятся жильцы.

Но иногда оптимизация приводит к большим затратам, которые никогда не окупятся. Представим ситуацию: начинается сезон холодов, и в целях экономии теплый пол не включается. Как следствие – возрастает вероятность возникновения болезни и дополнительной нетрудоспособности, появляются затраты на лекарства... Как мы видим, экономия в таком случае приводит к еще большим затратам. Именно поэтому любая оптимизация начинается с глубокого анализа.

Если говорить об офисной печати, то для того, чтобы экономить, достаточно меньше печатать.

Если нужно минимизировать затраты, то печатать нужно на наиболее экономичных машинах и, по возможности, отказаться от цветной печати.

Если необходимо оптимизировать затраты на печать, то нужно провести анализ всех затрат. Получить реальные данные по расходам на печать документов, оценить выгоду от перехода на ЭДО, взять во внимание затраты рабочего времени на печать документов, наладить логистику потоков печати и обеспечения ее бесперебойности. Но все это теряет смысл, если все затраты на печать и так не велики, а процесс оптимизации отнимет больше средств и сил.

Выше описан, конечно, идеальный сценарий.

А как происходит на самом деле?

Чтобы сэкономить, обычно начинают сокращать затраты на расходные материалы, так как они кажутся самыми значимыми. В результате качество печати падает, напряжение и раздражение у сотрудников растет. Принтеры ломаются чаще, их приходится ремонтировать и менять на новые. Появляется множество не отработавших свой срок картриджей, которые надо утилизировать, и отпечатанных документов, которые никому не нужны. Нужен сотрудник, который за всем этим должен следить, а это рабочее время и дополнительные расходы.
Примеров, как экономия привела к дополнительным затратам, множество, но их редко замечают.

Да и вопросы о минимизации и оптимизации возникают крайне редко и только у компаний, которые мыслят стратегически и вдолгую, а не сиюминутными желаниями сэкономить. И начинать всегда нужно с цели. Что действительно нужно вашей компании?