ЭДО: экономия не для всех

Концепция «безбумажного офиса» сегодня заявляется как наиболее удобный, эффективный и безопасный способ обмена юридически значимыми документами, позволяющий существенно сократить расходы на печать.

Согласно исследованиям Hewelett-Packard, среднестатистическая компания тратит на печать в среднем 6% своей прибыли. То есть 60 тысяч рублей с каждого заработанного миллиона.

Многие крупные компании уже успели оценить преимущества ЭДО. Но не всегда то, что хорошо для «гигантов», также эффективно будет работать для малого и среднего бизнеса.

Традиции и инновации

Результаты интернет-опроса офисных сотрудников в США, Великобритании, Бразилии и Испании, проведенного аналитической компанией InfoTrends, подтверждают общий тренд к постепенному переходу на электронный документооборот. Две трети респондентов сообщили, что их компания предпринимает меры для автоматизации бизнес-процессов, связанных с бумажными документами.

Однако в этом же исследовании выяснилось, что многие молодые люди в возрасте от 18 до 29 лет совсем не против продолжать распечатывать рабочие документы и не собираются сокращать их объемы. По мнению офисных пользователей, 60% распечатываемых ими материалов очень важны.

Также участники опроса указали, что на поиск нужных им электронных документов уходит в среднем 36 минут, в то время как бумажный находят быстрее - за 20 минут. Это противоречит распространенному доводу об оперативном превосходстве электронного документооборота.

Многие россияне вообще пока еще не готовы доверять хранение важных документов какому-то виртуальному серверу, предпочитая держать на руках бумажную копию. По крайней мере, при необходимости, с ней можно идти в суд. Особенно это актуально, если речь заходит о трудовом соглашении или договорах купли-продажи.

ЭДО с подстраховкой

Стоит сразу разделить внутренний и внешний документооборот. С внутренним, по большому счету, все понятно, и многие компании уже внедрили подобные практики у себя. Хотя, чаще обмен значимыми внутренними документами происходит не через защищенные специализированные сервисы, а через корпоративные чаты, форумы, мессенджеры и группы в соцсетях. Конечно, это не настоящий электронный документооборот, зато обмен договорами, счетами, приказами и прочей информацией осуществляется очень оперативно.

Реже компании прибегают к специализированному ПО и защищенным сервисам, а также регистрируют электронные подписи для всех своих сотрудников. Если учесть также расходы по обучению персонала и внедрению практики - удовольствие не из дешевых.

В целом, внутренний электронный документооборот в любом его виде – больше «оперативность в тренде», нежели возможность реально сократить бюджет на печать. Несмотря на все удобство и почти безграничные возможности электронных сервисов, многие документы по-прежнему дублируются в бумажном виде. Даже самые крупные компании не готовы отказаться от массивных папок личных дел сотрудников и бланков с живой подписью.

«Золотая» макулатура.

ЭДО (он же EDI - Electronic Data Interchange, т.е. электронный обмен данными) – стал настоящим спасением для крупных компаний с ежемесячными объемами печати в сотни тысяч копий.

Можно предположить, сколько тратил гигант розничной торговли «Х5 Retail Group» («Пятёрочка», «Перекрёсток», «Карусель») на печать и обработку документов до перехода на ЭДО. Сотни поставщиков, тысячи магазинов по всей стране. Только счетов-фактур собирали 1,5 млн. за 1 месяц. Компании приходилось использовать для хранения документов склады размером с приличный стадион. Учитывая многомиллиардные обороты X5 Retail, по 6%-ной формуле HP на печать здесь ежегодно уходил бюджет небольшого российского городка.

«X5 Retail Group» перешла на ЭДО в период с 2013 по 2014 год и экономит миллионы рублей ежегодно. При этом ретейлер «прогнул» своих поставщиков, обязав их поголовно внедрять электронный документооборот у себя. И не для всех это инновационное решение оказалось также выгодно, как торговому гиганту.

Инвестиции без периода окупаемости

Переход на ЭДО сводится к 4 шагам:

1. Выбор EDI провайдера и внедрение системы.
2. Покупка и поддержка специализированного ПО.
3. Обучение персонала.
4. Регистрация электронных подписей, если их ещё нет.

Это дорого.

Для «X5 Retail Group», конечно, дешевле, чем содержать склады-архивы, обслуживающий персонал и катастрофическое количество оргтехники.

Но если объемы документооборота вашей компании не превышают 10-20 тысяч копий в месяц, то проще купить новое МФУ для печати, пару шкафов для хранения и даже нанять нового курьера.

Кроме разовых расходов на внедрение, не стоит забывать об оплате пересылки каждого отправленного электронного документа. При объемах X5 Retail эта цена составляет чуть менее 2 рублей за копию. Но для большинства российских компаний, пересылающих менее 20 тысяч страниц в месяц, ценник будет существенно выше. По данным ключевых российских EDI-провайдеров, стоимость пересылки из расчета от 6 тысяч копий в месяц через «СКБ Контур» составит около 6 рублей за электронный документ, через «Сферу» - 13,57 за копию (от 10 тысяч страниц в месяц). Чем меньше потребность в пересылке – тем выше цена.

Бумага в данном случае, гораздо дешевле.

ЭДО or not ЭДО?

Чтобы определиться, стоит ли внедрять у себя электронный документооборот, необходимо ответить на несколько простых вопросов:

• Ежемесячный документооборот вашей компании измеряется сотнями тысяч страниц?
• Затраты, связанные с хранением архивных документов серьезно увеличивают расходную часть бюджета вашей компании?
• Все ваши партнеры и контрагенты уже внедрили у себя ЭДО?
• Вам необходима максимальная оперативность пересылки документов, сколько бы это ни стоило?
• Вы «ЗА» модернизацию рабочих процессов в любых ее проявлениях?

Если хотя бы на один вопрос вы отвечаете ДА, значит, вопрос с внедрением ЭДО уже давно назрел в вашей компании.

Но нельзя воспринимать электронный документооборот как универсальное средство для снижения своих расходов на печать. Если речь идет о компаниях малого и среднего бизнеса с объемами документооборота до 100 тысяч страниц в месяц, ощутимо сократить затраты можно за счет оптимизации печати, правильному подбору печатной техники и грамотной офисной логистики.

Вы:

• Хотите оптимизировать свои затраты?
• Упростить процесс печати?
• Для вас важно управлять своими расходами?
• Вам необходима организация стабильной и бесперебойной печати?
• Хотите освободить сотрудников ИТ-отдела от решения «печатных» задач?

Тогда решение о срочном внедрении ЭДО в вашей компании преждевременно, но стоило бы задуматься об аутсорсинге и переходе к покопийной печати.

В этом случае вы не задумываетесь об офисной логистике, обслуживании и ремонте принтеров, покупке или восстановлении картриджей, а платите только за отпечатанные копии. К сведению, оптимальная стоимость монохромного отпечатка даже при самых небольших объемах (до 500 страниц в месяц) - около 90 копеек. При больших объемах от 20 тысяч страниц в месяц – 30-40 копеек за копию.

Поэтому прежде чем принимать решение о тотальной модернизации документооборота в своем офисе, оцените специфику собственной компании. Сопоставьте расходы и ожидаемый результат, который будет максимально способствовать росту производительности вашей работы.

При всех перспективах, системы электронного документооборота еще только в начале своего становления. Когда EDI провайдеры снизят стоимость 1 документа до 2 – 3 рублей (при ежемесячном «обороте» 1000 бумаг), то производителям оргтехники придётся затянуть пояса. Но в ближайшие годы кардинальных перемен ожидать все-таки не приходится.

Игорь Логинов, генеральный директор ООО «ВЕНЕТА СИСТЕМ»